Organizar una junta general de accionistas

Preparar una junta general de accionistas es una de las tareas que los graduados en Asistencia a la dirección deben poder realizar. Ésta, se trata de una reunión anual que se celebra entre los accionistas de una empresa y su consejo de administración . Es, por tanto, un evento importante que hay que organizar con mucho detalle .

Los alumnos del Grado Superior de Asistencia a la Dirección (ADIR) han tenido la oportunidad de organizar una junta general de accionistas para una empresa real. Además, la experiencia forma parte del método de Aprendizaje Basado en Proyectos (ABP) . Una innovadora metodología con la que se quiere dotar al alumnado de conocimientos y experiencia práctica que les sirva en el mundo laboral.

Sin embargo, el Grado de ADIR ha empezado a aplicar la metodología ABP en este curso, siendo el primer proyecto que se ha llevado a cabo siguiendo sus directrices.

Éste, se ha realizado en colaboración con Top Secretaria , una plataforma dedicada a la formación y selección de personal en el campo de la asistencia a la dirección . Precisamente una de las premisas del aprendizaje basado en proyectos es que éstos estén vinculados a empresas reales.

Tal y como explica Rosa Levy, coordinadora de ABP del grado de Asistencia a la Dirección. El primer paso fue reunirse con la business manager de Top Secretaria, Yolanda Álvarez, para plantear posibles proyectos a desarrollar por el alumnado.

Así surgió la propuesta de organizar una Junta General de Accionistas para una empresa real. Este reto suponía para el alumnado tener que poner en práctica los conocimientos adquiridos en los distintos módulos, o asignaturas, del grado.

Para realizar este proyecto , los estudiantes de Asistencia a la Dirección tuvieron que plantearse todos los aspectos y detalles necesarios para organizar una junta general de accionistas . Ésta, debía durar dos días e incluir una agenda de actividades y una cena para los accionistas y sus acompañantes. Así, tuvieron que buscar una sede y habilitarla; elaborar y diseñar la documentación de la reunión, y realizarlo en dos idiomas extranjeros (inglés y francés).

Otro de los aspectos logísticos que tuvieron que organizarse fueron los viajes de los miembros que iban a asistir a la junta. Debido a que procedían de países como Alemania, Bélgica, Francia y Holanda , además de distintos puntos de España.

Como estaba previsto que los participantes vinieran acompañados de sus parejas. Otra condición era organizar una agenda social con actividades para los acompañantes, que les permitieran conocer el entorno y la gastronomía local . Para todas las actividades había que pensar también en los medios de transporte internos .

Uno de los grandes retos de este proyecto era que los alumnos debían ceñirse a un presupuesto máximo de 35.000 euros. La gestión económica fue la parte más compleja, ya que «debían hacer un presupuesto real , por lo que debían buscar proveedores, buscar las mejores ofertas y negociar», explica Rosa Levy.

Otra de las dificultades del proyecto es la gestión del tiempo y la distribución de tareas .

Por todo ello, el alumnado contó en todo momento con el apoyo y la guía de los profesores responsables de los módulos, además de la figura del «guía del viajero» y de la responsable del proyecto.

Además, cada quince días se celebraba una reunión formal o informal con los alumnos para ver su cuaderno de evidencias. En el que se detallaban todos los aspectos de la organización y presupuesto.

La base teórica del proyecto se encuentra en los distintos módulos del ciclo. Y es que, justamente, con esta actividad se pretende poner en práctica los conocimientos que se adquieren en las diferentes asignaturas.

Así, en la organización de la Junta General. El alumnado ha podido trabajar su nivel de idioma extranjero , la organización de la agenda , la gestión de la organización de eventos según el protocolo , la presentación de documentos e informes , la detección de necesidades y la resolución de problemas .

Para la coordinadora del proyecto, su gran valor es que “se trata de un proyecto real ”. De modo que los estudiantes tienen un papel mucho más participativo , ya que deben aplicar la base teórica a la realidad, y están mucho más motivados».