Organitzar una junta general d’accionistes

Preparar una junta general d’accionistes és una de les tasques que els graduats en Assistència a la direcció han de poder dur a terme. Aquesta, es tracta d’una reunió anual que se celebra entre els accionistes d’una empresa i el seu consell d’administració. És, per tant, un esdeveniment important que cal organitzar amb molt de detall.

Els alumnes del Grau Superior d’Assistència a la Direcció (ADIR) han tingut l’oportunitat d’organitzar una junta general d’accionistes per a una empresa real. A més, l’experiència forma part del mètode d’Aprenentatge Basat en Projectes (ABP). Una innovadora metodologia amb la qual es vol dotar l’alumnat de coneixements i experiència pràctica que els serveixi en el món laboral.

Tanmateix, el Grau d’ADIR ha començat a aplicar la metodologia ABP en aquest curs, i el primer projecte que s’ha dut a terme seguint les seves directrius ha estat aquest.

Aquest, s’ha realitzat en col·laboració amb Top Secretària, una plataforma dedicada a la formació i selecció de personal en el camp de l’assistència a la direcció. Precisament una de les premisses de l’aprenentatge basat en projectes és que aquests estiguin vinculats a empreses reals.

Tal com explica Rosa Levy, coordinadora d’ABP del grau d’Assistència a la Direcció. El primer pas va ser reunir-se amb la business manager de Top Secretària, Yolanda Álvarez, per plantejar possibles projectes per desenvolupar per l’alumnat.

Així va sorgir la proposta d’organitzar una Junta General d’Accionistes per a una empresa real. Aquest repte suposava per a l’alumnat haver de posar en pràctica els coneixements adquirits en els diferents mòduls, o assignatures, del grau.

Per a realitzar aquest projecte, els estudiants d’Assistència a la Direcció van haver de plantejar-se tots els aspectes i detalls necessaris per organitzar una junta general d’accionistes. Aquesta, havia de durar dos dies i incloure una agenda d’activitats i un sopar pels accionistes i els seus acompanyants. Així, van haver de buscar una seu i habilitar-la; elaborar i dissenyar la documentació de la reunió, i fer-ho en dos idiomes estrangers (anglès i francès).

Un altre dels aspectes logístics que es van haver d’organitzar van ser els viatges dels membres que anaven a assistir a la junta. Pel fet que procedien de països com Alemanya, Bèlgica, França i Holanda, a més de diferents punts d’Espanya.

Com estava previst que els participants vinguessin acompanyats de les seves parelles. Una altra condició era organitzar una agenda social amb activitats per als acompanyants, que els permetessin conèixer l‘entorn i la gastronomia local. Per a totes les activitats calia pensar també en els mitjans de transport interns.

Un dels grans reptes d’aquest projecte era que els alumnes havien de cenyir-se a un pressupost màxim de 35.000 euros. La gestió econòmica va ser la part més complexa, ja que «havien de fer un pressupost real, de manera que havien de buscar proveïdors, buscar les millors ofertes i negociar», explica Rosa Levy.

Una altra de les dificultats del projecte és la gestió del temps i la distribució de tasques.

Per tot això, l’alumnat va comptar en tot moment amb el suport i guia dels professors responsables dels mòduls, a més de la figura del «guia del viatger» i de la responsable del projecte.

A més, cada quinze dies es feia una reunió formal o informal amb els alumnes per a veure el seu quadern d’evidències. En el qual es detallaven tots els aspectes de l’organització i pressupost.

La base teòrica del projecte es troba en els diferents mòduls del cicle. I és que justament, amb aquesta activitat es pretén posar en pràctica els coneixements que s’adquireixen en les diferents assignatures.

Així, en l’organització de la Junta General. L’alumnat ha pogut treballar el seu nivell d’idioma estranger, l’organització de l’agenda, la gestió de l’organització d’esdeveniments segons el protocol, la presentació de documents i informes, la detecció de necessitats i la resolució de problemes.

Per a la coordinadora del projecte, el seu gran valor és que «es tracta d’un projecte real. De manera que els estudiants tenen un paper molt més participatiu, ja que han d’aplicar la base teòrica a la realitat, i estan molt més motivats».